Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A-Z

Hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thuận lợi và nhanh chóng. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển được kết hợp chặt chẽ từng giai đoạn, nên dù bạn là nhà xuất khẩu hay là công ty dịch vụ giao nhận hàng quốc tế thì cũng nên hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển thuận lợi, nhanh chóng và an toàn cho khách hàng và đối tác.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hay nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đều có trình tự 9 bước.

Đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán

Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là đàm phán lợi ích và ký kết hợp đồng. Sau khi nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu đàm pháp và đồng ý các thỏa thuận, đảm bảo lợi ích đôi bên thì sẽ đi đến quyết định ký hợp đồng giao dịch ngoại thương. Đây sẽ là căn cứ để pháp luật giải quyết các vấn đề khi tranh chấp xảy ra.

Hai bên sau khi ký hợp đồng sẽ phải chịu trách nhiệm theo đúng các điều khoản đã ký trong hợp đồng. Do đó, nhà sản xuất cần hiểu rõ mọi điều khoản trong hợp đồng để tránh những rủi ro không đáng có.

Xem thêm: Xuất khẩu hàng hóa là gì

Đàm phán và ký kết hợp đồng giao thương
Đàm phán và ký kết hợp đồng giao thương

Xin giấy phép xuất khẩu

Đối với một số sản phẩm cần xin giấy phép xuất khẩu, nhà xuất khẩu hoặc đơn vị ủy thác không được bỏ qua bước này. Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ có những loại hàng hóa cần kiểm tra nghiêm ngặt trước khi xuất khẩu nên nhà sản xuất cần tìm hiểu kỹ để đảm bảo hàng hóa không bị giữ lại.

Một số sản phẩm cần xin giấy phép xuất khẩu như: thuốc, hạt giống, gỗ, đồ vật cổ… Những hàng hóa này cần giấy chứng minh hợp pháp từ các Bộ, Ngành liên quan để được xuất đi người ngoài.

Bạn có thể tham khảo thêm một số hàng hóa cần xin giấy phép tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý Ngoại thương và một số quy định khác có liên quan.

Nếu mặt hàng của bạn nằm ngoài danh sách quy định hàng hóa phải xin giấy phép nêu trên, thì có thể bỏ qua bước này để thực hiện bước tiếp theo.

Thỏa thuận với các công ty vận tải

Tùy thuộc vào điều khoản ký kết về điều kiện giao hàng Incoterm trong hợp đồng giao dịch ngoại thương mà trách nhiệm về việc tìm đơn vị vận chuyển sẽ thuộc về người bán hoặc người mua.

Liên hệ với công ty vận tải để xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài
Liên hệ với công ty vận tải để xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoàif

Hai điều khoản được nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu sử dụng nhiều nhất là FOB và CIF. Phân biệt hai điều khoản này để nhà sản xuất hiểu rõ hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển khi tìm đơn vị vận tải.

Xuất khẩu FOB

Xuất khẩu FOB là việc người bán hoàn thành trách nhiệm của mình sau khi chất hàng lên boong tàu tại cảng xếp. Trong đó, người bán phải chịu toàn bộ chi phí chở hàng ra cảng, thủ tục xuất khẩu và mọi chi phí phát sinh khác.

Nếu hàng vẫn chưa được chất lên tàu, trách nhiệm về hàng hóa vẫn thuộc về bên bán. Sau khi hàng chất lên tàu, trách nhiệm của người mua là “book” tàu vận chuyển, chịu các chi phí khác cho đến khi hàng về đến cảng đích của người mua.

Người bán hoàn thành trách nhiệm và được bên mua thanh toán tiền hàng. Người bán chuyển giao giấy tờ thương mại và các giấy tờ có liên quan. Bên mua sẽ chịu mọi tổn thất và rủi ro khi hàng đã được chất lên tàu.

Xuất khẩu CIF

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, nội dung chính về điều khoản xuất khẩu CIF là người bán sẽ hoàn thành trách nhiệm của mình khi hàng đã được chất lên tàu và người bán còn phải chịu mọi chi phí cho quá trình vận chuyển đến cảng đích.

Ngoài ra, theo quy định của CIF, người bán phải mua bảo hiểm đường biển cho người mua sau đó chuyển giao bảo hiểm và các giấy tờ liên quan để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.

Khi xảy ra lỗi hàng hóa, người bán sẽ đứng ra đòi bồi thường cho người mua. Theo đó, người bán chịu mọi chi phí cho quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển nhưng không phải chịu rủi ro khi hàng hóa có vấn đề trong quá trình vận chuyển.

Tùy thuộc vào những thỏa thuận của hai bên trong lúc ký kết hợp đồng mà quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ được thực hiện theo điều khoản FOB hoặc CIF.

Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ cần thiết

Sau khi có được thông tin về ngày tàu chạy, nhà xuất khẩu cần thúc đẩy quá trình chuẩn bị đầy đủ hàng hóa cho bên mua và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết cho quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ cần thiết để xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ cần thiết để xuất khẩu

Đóng hàng, vận chuyển hàng hóa đến cảng biển

Nhà xuất khẩu cần đóng gói chuẩn bị hàng cẩn thận cùng những chứng từ cần thiết để quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển được vận chuyển an toàn. Quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, nhà xuất khẩu có thể tự thực hiện hoặc thuê các dịch vụ vận tải để thực hiện:

  • Đối với một số hãng không yêu cầu lệnh cấp vỏ thì chủ hàng có thể in booking và tự đến bãi để lấy vỏ container rỗng. Tuy nhiên, vẫn có các hàng yêu cầu lệnh cấp vỏ và phải gửi file booking thì chủ hàng cần thực hiện đầy đủ theo yêu cầu của hãng.
  • Kéo thùng container rỗng đến kho lấy hàng.

Yêu cầu tiêu chuẩn về hàng hóa trước khi được chuyển ra cảng, để đảm bảo thực hiện đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển:

  • Đóng gói hàng và niêm phong kẹp chì: Hàng hóa cần đóng gói và bao bọc cẩn thận để hạn chế rủi ro rơi vỡ. Niêm phong kẹp chì giúp hàng hòa được đảm bảo an toàn, tăng tính bảo mật, số lượng hàng hóa bên trong phải trùng khớp với số liệu được xuất ra. Đối với các loại hàng hóa phải kiểm tra tại cảng thì nhà sản xuất chỉ nên dùng trước kẹp chì tạm để ban kiểm tra chuyên ngành tiến hành kiểm tra. Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra, nhà sản xuất dùng dẹp chì hãng để tiết kiệm chi phí, không cần mua kẹp chì mới.
Đóng gói hàng hóa và niêm phong kẹp chì
Đóng gói hàng hóa và niêm phong kẹp chì
  • Hàng hóa được chất lên thùng container sẽ được hạ về cảng hoặc bãi theo quy định của hàng tàu. Hàng hóa cần được đưa đến cảng sớm để tránh trường hợp hàng không được đưa lên tàu khi tàu cắt máng.

Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ vận chuyển hàng quốc tế, nếu bạn muốn tìm cơ sở cung cấp dịch vụ uy tín để hỗ trợ doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thì có thể lựa chọn dịch vụ vận chuyển Nhật Tin. Nhật Tin được khách hàng đánh giá cao về sự chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ, cùng với đó là sự hỗ trợ nhiệt tình từ đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm.

Ở Nhật Tin còn có các dịch vụ chuyển hàng đi Mỹ giá rẻ, chuyển hàng đi Úc giá rẻ, chuyển hàng đi Canada giá rẻ. Nhật Tin sẽ giúp các nhà xuất khẩu trong nước thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển an toàn đến tận nơi người mua.

Mua bảo hiểm lô hàng

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển ra nước ngoài sẽ tiềm ẩn những rủi ro, vì thế, người bán cần mua bảo hiểm lô hàng để giúp người mua và người bán phòng ngừa rủi ro hoặc sự cố bất ngờ trong quá trình vận chuyển. Nếu hợp đồng ngoại thương của nhà xuất khẩu theo điều khoản FOB thì không cần mua bảo hiểm vì chi phí này thuộc về bên mua.

Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Làm thủ tục hải quan xuất khẩu được xem là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Thủ tục cần có trước khi xuất hàng hóa bao gồm.

Mở tờ khai hải quan

Để mở tờ khi hải quan, bạn cần có các loại giấy tờ sau:

  • Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận.
  • Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản).
  • Tờ khai hải quan (2 bản).
  • Hợp đồng ngoại thương (bản sao).
  • Hóa đơn thương mại.
  • Phiếu đóng hàng.

Đăng ký tờ khai

Đăng ký viên sẽ lấy những thông tin mà bạn ghi trong mở tờ khai để hoàn thành thông tin trình lãnh đạo phê duyệt và ký. Nếu lô hàng được thông qua sẽ có luồng xanh, còn đối với lô hàng cần được kiểm tra lại thì sẽ có luồng vàng hoặc đỏ.

Đóng phí

Người làm thủ tục cần đóng phí để làm thủ tục hải quan và tiến hành các bước tiếp theo của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Lấy tờ khai

Bộ phận hải quan nhập số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.

Thanh lý tờ khai

Tờ khai được gửi đến nhân viên thương vụ cảng để kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ đúng không. Hoàn thành khâu này, container sẽ được nhận vào hệ thống cảng.

Vào sổ tàu

Sau khi xác nhận container đã được hạ đúng thì sẽ được nhập vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận ký biên bản bàn giao và ký xác nhận tình trạng thực tế container.

Thực xuất tờ khai hải quan

Lô hàng sau khi được giao cho khách thì bộ phận nhân viên giao nhận thực xuất cho lô hàng các giấy tờ sau: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản chính), vận đơn đường biển.

Giao hàng cho tàu

Bước giao hàng cho tàu cũng là một khâu quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Để lô hàng được thông quan, bạn phải cung cấp bill tàu – chính là phiếu vận đơn đường biển để hãng tàu làm vận đơn.

Quá trình này cần được thực hiện trước giờ cắt máng và trước bước thực xuất để đảm bảo hàng hóa đều được chất lên tàu. Bước này sau khi được hoàn thành, bạn sẽ nhận được vận đơn đường biển cùng 3 bản bill gốc.

Giao lô hàng cho tàu
Giao lô hàng cho tàu

Thanh toán tiền hàng

Khâu cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Người mua hàng thanh toán đầy đủ tiền hàng cho bên bán theo hợp đồng đã thỏa thuận từ trước.

Ở bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thành đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bao gồm các giấy tờ sau: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và giấy chứng nhận khử trùng. Đối với trường hợp thanh toán bằng L/C thì bạn cần nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cần đi theo từng bước rõ ràng và cụ thể. Mỗi bước quy trình là một căn cứ quan trọng giúp hàng hóa của nhà xuất khẩu được vận chuyển một cách an toàn và đúng quy định. Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp nhà xuất khẩu nói riêng và các công ty dịch vụ vận chuyển hàng quốc tế nói chung, biết cách xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài bằng đường biển và giúp đảm bảo tiến trình công việc được diễn ra thuận lợi.

0978 71 7777