Hoá đơn thương mại là gì? Phân loại hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại hiểu đơn giản là chứng từ do bên bán phát hành cho bên mua. Thông thường, loại hóa đơn này phải ghi rõ đặc điểm, tổng giá trị hàng hóa, phương thức vận chuyển, thanh toán,… Vì hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nên bạn cần tránh các lỗi sai khi viết để hàng hóa được lưu thông nhanh chóng và dễ dàng.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice, viết tắt là CI) là tài liệu chứng từ thương mại cơ bản do bên bán phát hành cho bên mua. Trong hóa đơn thương mại bao gồm: chi phí nhà nhập khẩu/người mua phải trả cho nhà xuất khẩu/cung cấp. Thông thường, hóa đơn thương mại phải ghi rõ đơn giá, đặc điểm, tổng giá trị hàng hóa, phương thức thanh toán, vận chuyển, điều kiện giao hàng,…

Bản chất của hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại được lập, sử dụng dựa vào UCP 600 (Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ) và phải đáp ứng đầy đủ nội dung cần thiết. Người thụ hưởng phát hành hóa đơn thương mại (trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600). Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại phải đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng.

Vì hóa đơn thương mại do doanh nghiệp tự thiết kế nên không cần làm thủ tục thông báo phát hành vào báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan Thuế quản lý.

Phân biệt hóa đơn thương mại và phi thương mại

Về hình thức, chứng từ này gần giống với hóa đơn thương mại. Về chức năng, hóa đơn phi thương mại dùng để mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế cho hải quan chứ không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua, bán. Đây chính là đáp án cho câu hỏi “Sự khác nhau giữa hóa đơn thương mại là gì so với phi thương mại?”.

Vai trò, chức năng của hóa đơn thương mại là gì?

Vai trò của hóa đơn thương mại là gì?

Ngoài kế toán giá trị đơn hàng, hóa đơn thương mại còn hỗ trợ người nhập khẩu thanh toán bù trừ hàng hóa. Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại là căn cứ quan trọng giúp xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế thu nhập. Đồng thời, chứng từ này là giấy tờ bắt buộc để làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa. Đây là đáp án cho câu hỏi “Vai trò của hóa đơn thương mại là gì?”.

Chức năng của hóa đơn thương mại là gì?

  • Chức năng thanh toán: Hóa đơn thương mại là một chứng từ hợp pháp để người bán đòi tiền người mua. Do đó, trên hóa đơn sẽ ghi nội dung liên quan đến tiền như: giá của từng mặt hàng, loại tiền, đơn vị, tổng giá bằng số và chữ,… có đầy đủ chữ ký, con dấu để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán. Qua đây, bạn đã biết chức năng thứ nhất của hóa đơn thương mại là gì rồi đấy!
  • Chức năng khai giá hải quan: Giá trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung các chi phí khác). Một số thông tin khác có thể thêm trên hóa đơn như: ngày phát hành dùng khai báo tờ khai điện tử, số hóa đơn.
  • Chức năng tính số tiền bảo hiểm: Giống như khai báo hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để tính số tiền bảo hiểm. Nhờ vậy, bạn đã biết chức năng thứ ba của hóa đơn thương mại là gì rồi đấy!
Chức năng của hóa đơn thương mại là khai giá hải quan, thanh toán và tính số tiền bảo hiểm
Chức năng của hóa đơn thương mại là khai giá hải quan, thanh toán và tính số tiền bảo hiểm

Nội dung cơ bản khi lập hóa đơn thương mại là gì?

  • Thông tin nhà xuất khẩu/người bán hàng gửi sản phẩm đi nước ngoài gồm: địa chỉ, tên và quốc gia sở tại.
  • Tên và địa chỉ của người nhận hàng.
  • Mô tả chi tiết từng hạng mục trong chuyến gửi hàng đi nước ngoài.
  • Đơn giá từng mặt hàng (Sử dụng đơn vị tiền tệ để thanh toán).
  • Khối lượng và trọng lượng tịnh (Trọng lượng tịnh không gồm bao bì).
  • Giá mở rộng.
  • Tiền tệ thanh toán.
  • Điều khoản giao hàng và thanh toán.
  • Ngày mà hàng hóa bắt đầu chuyến đi đến nước ngoài.
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
  • Số tham chiếu (Số đặt hàng của người mua).
  • Phí bảo hiểm/vận chuyển.

Chú ý: Các thông tin cơ bản trong hóa đơn thương mại cần thể hiện thống nhất với những chứng từ khác, bao gồm:

  • Phiếu đóng gói: Thể hiện thống nhất về trọng lượng, số lượng (nếu có).
  • Hợp đồng thương mại: Thể hiện thống nhất về số tiền, tổng tiền, đơn giá và điều kiện thương mại (Incoterms).
  • Cần thể hiện mô tả và tên hàng hóa thống nhất trên chứng từ (nếu có), tránh dùng các từ khác nhau (dù là từ cùng nghĩa).

Các loại hóa đơn thương mại Việt Nam

Hóa đơn thương mại chiếu lệ (Proforma Invoice)

Đây là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán. Mục đích của loại hóa đơn này là:

  • Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu.
  • Làm chứng từ để thực hiện thủ tục nhập khẩu, khai hải quan.
  • Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một quốc gia để trưng bày trong hội chợ, triển lãm.
  • Thay cho đơn chào hàng.
  • Làm chứng từ gửi kèm hàng hóa bán theo phương thức đại lý hoặc ở nước ngoài.
Hóa đơn chiếu lệ có thể thay cho đơn chào hàng
Hóa đơn chiếu lệ có thể thay cho đơn chào hàng

Hóa đơn thương mại tạm thời (Provisional Invoice)

Là hóa đơn để thanh toán bước đầu giữa người mua và bán trong khi chờ đợi lần cuối cùng. Hóa đơn này được lập khi người bán chưa rõ một số thông tin chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: khối lượng, giá cả, đặc điểm hàng hóa. Các trường hợp áp dụng loại hóa đơn này là:

  • Khi lô hàng được giao nhiều lần, hóa đơn tạm thời sẽ sử dụng để thanh toán cho từng lần. Lần thanh toán chính thức được thực hiện khi hoàn thành việc giao hàng cuối cùng.
  • Khi trong hợp đồng quy định thanh toán cuối cùng sẽ dựa vào trọng lượng và khối lượng xác định tại cảng đến. Tuy nhiên, người bán sau khi giao hàng muốn tạm thời thu tiền ngay.
  • Khi tỷ lệ tăng hoặc giảm, giá sẽ được xác định ở nơi đến và dựa vào sự biến đổi của đặc điểm hàng hóa hoặc khối lượng phát sinh trong quá trình vận chuyển.
  • Giá hàng hóa sẽ được xác định tại một thời điểm sau khi hoàn thành việc giao hàng.
  • Khi giá hợp đồng là tạm tính, còn giá chính thức được quyết định bởi thị trường, sở giao dịch vào thời điểm giao hàng tại nơi cuối cùng.

Hóa đơn thương mại chi tiết

Loại hóa đơn này được dùng để mô tả chi tiết hàng hóa nếu sản phẩm có nhiều chủng loại. Trong hóa đơn chi tiết, giá cụ thể của từng loại hàng hóa sẽ dựa vào thỏa thuận được quy định trong L/C hoặc hợp đồng.

Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice)

Đây là hóa đơn giúp xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng. Đồng thời, nó còn là cơ sở để thanh toán dứt khoát tiền hàng.

Hóa đơn thương mại xác nhận (Certified Invoice)

Đây là loại hóa đơn có chữ ký của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam để xác nhận xuất xứ của hàng hóa. Nhiều khi hóa đơn xác nhận được dùng như một chứng từ kiêm chức năng hóa đơn và chứng nhận xuất xứ.

Hóa đơn thương mại lãnh sự (Consular Invoice)

Đây là hóa đơn có xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua và đang làm việc tại nước của người bán. Hóa đơn này có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Hóa đơn thương mại hải quan (Customs Invoice)

Là hóa đơn tính giá trị hàng hóa theo thuế và các khoản lệ phí của hải quan.

Hóa đơn thương mại tập trung (Neutral Invoice)

Khi sử dụng phương thức buôn bán qua trung gian, tạm nhập tái xuất hoặc xuất khẩu, người bán thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Vì vậy, họ sẽ sử dụng hóa đơn do người khác ký phát chứ không phải người bán thực tế.

Cách viết hoá đơn thương mại xuất khẩu

Dưới đây là cách lập hóa đơn thương mại xuất khẩu chuẩn mà bạn có thể tham khảo:

(1) Letterhead

Nhiều công ty có sẵn Letterhead trên khổ giấy A4 để in hóa đơn. Tuy nhiên, khi in sẵn tên và địa chỉ sẽ có sự khác biệt so với trường 59 trên L/C, dẫn đến lỗi chứng từ. Vì vậy, bạn nên tự tạo Letterhead đối với các hóa đơn thanh toán bằng L/C. Thông thường, Letterhead lấy thông tin trường 59 và sao chép y nguyên. Đây là điều bạn cần chú ý để biết cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu.

(2) Số và ngày hóa đơn

Thông thường, hóa đơn có thể để bất kỳ ngày nào. Tuy nhiên, trong L/C có quy định tại mục 3, trường 47A là tất cả các giấy tờ gồm cả chứng từ vận tải phải có ngày phát hành. Ngày trên các chứng từ không được trước ngày phát hành L/C.

Tóm lại, ngày được ghi trên hóa đơn sẽ trong khoảng thời gian:

  • Trùng hoặc sau ngày phát hành L/C.
  • Trước ngày xuất trình chứng từ cho ngân hàng và ngày hết hạn hiệu lực của L/C.

(3) Beneficiary: Lấy thông tin tại trường 59 và sao chép y nguyên.

Ngoài tên, bạn phải ghi số tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng và địa chỉ.

Ví dụ:

  • JINAN QINMU FINE CHEMICAL CO.,LTD.
  • 401, SVG RESIDENCY, NR. GOLDEN CHOWDKI, GIDC, ANKLESHWAR – 393002.

(4) For account & risks of messrs: Lấy thông tin tại trường 50 và sao chép y nguyên.

(5) Port of loading: Lấy thông tin tại trường 44.

Khi L/C đã quy định, bạn phải chỉ đích danh tên cảng cụ thể và lưu ý cách ghi trên hóa đơn.

  • Thêm từ “Port” vào sau tên cảng. Nếu chỉ thể hiện tên cảng, nhiều ngân hàng không đồng ý và trả chứng từ về.
  • Thêm tên quốc gia. Nếu chỉ thể hiện tên cảng + “Port” mà không thêm quốc gia thì vẫn bị lỗi chứng từ. Việc không thêm tên nước sẽ khiến ngân hàng nghĩ cảng này không ở quốc gia đó như L/C đã quy định.

(6) Port of discharge: Lấy thông tin tại trường 44F và lưu ý các vấn đề giống như mục số (5).

(7) Thể hiện số L/C trên hóa đơn (nếu có)

Tại mục số 4, trường 47A có ghi tất cả chứng từ bao gồm hối phiếu (nếu có) phải thể hiện số L/C (thư tín dụng).

Như vậy, hóa đơn phải thể hiện số thư tín dụng. Số thư tín dụng được lấy tại trường 20. Một số L/C sẽ quy định điều này tại trường 46A hoặc 47A. Khi lập chứng từ, bạn cần đọc kỹ quy định về loại chứng từ tại trường 46A trước. Sau đó đọc tiếp ở trường 47A xem có quy định gì để lập cho phù hợp.

(8) Thể hiện điều kiện giao hàng

Yêu cầu này được quy định tại mục 1, trường 46A.

(9) Mô tả hàng hóa

Sao chép y nguyên mục này tại trường 45A. Bạn cần chuẩn từng dấu chấm, phẩy, gạch ngang, chéo,… để tránh bị ngân hàng bắt lỗi.

(10) Đơn giá

Trong mục đơn giá, bạn nên thêm điều kiện giao hàng và Incoterms (nếu có).

(11) Người thụ hưởng ký tên và đóng dấu

Hình ảnh minh họa những nội dung cần có trong hóa đơn thương mại là gì
Hình ảnh minh họa những nội dung cần có trong hóa đơn thương mại là gì

Một số lỗi cần tránh khi áp dụng hóa đơn thương mại là gì?

  • Không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất) hoặc CIF (kèm tên cảng nhập).
  • Bên xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng chỉ ghi hóa đơn theo FOB tại nơi xếp hàng và không ghi các chi phí phát sinh tiếp theo.
  • Người giao hàng nước ngoài bán chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực mà không thể hiện con số được giảm.
  • Hàng hóa mô tả không rõ, thiếu thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng trong cùng một loại,…
  • Ngoài ra, hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng, kết hợp với những giấy tờ khác như: hợp đồng, vận đơn để làm thủ tục hải quan, khai báo thuế. Vì vậy, thông tin khai báo trên hóa đơn thương mại phải trùng khớp với các chứng từ khác.

Sự khác nhau giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại là gì?

Những người chưa quen đọc chứng từ sẽ dễ bị nhầm giữa hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này có hình thức giống nhau (thường được tạo ra từ một mẫu chung), nhiều thông tin trùng nhưng chức năng khác biệt nên cần các dữ liệu đặc thù.

Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về thanh toán nên sẽ thể hiện tổng hàng hóa là bao nhiêu. Còn phiếu đóng gói sẽ thể hiện hàng hóa được đóng bao nhiêu kiện, trọng lượng, thể tích cụ thể,…

Hóa đơn thương mại thiên về thanh toán nên sẽ thể hiện tổng số tiền của hàng hóa
Hóa đơn thương mại thiên về thanh toán nên sẽ thể hiện tổng số tiền của hàng hóa

Qua bài viết trên, bạn đã biết hóa đơn thương mại là gì và nội dung cơ bản của loại chứng từ này. Nếu cần tư vấn các thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, bạn hãy liên hệ Nhật Tin để được hỗ trợ miễn phí và nhanh chóng. Chúng tôi tự hào là cơ sở có nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ vận chuyển, chuyển phát nhanh quốc tế và xử lý thủ tục hải quan. Đồng thời, chúng tôi đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, bạn hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn dịch vụ của Công ty TNHH TM Dịch vụ Phát triển Nhật Tin.